Manuelle Budgetierung

Verwenden Sie manuelle Budgetierungen, wenn Sie für einen einzelnen Anwender eine Budgetbuchung durchführen möchten. Möchten Sie mehrere Anwenderkonten auf einmal aufbuchen oder wiederkehrende Buchungen einrichten, verwenden Sie automatische Budgetierungen, siehe Automatische Budgetierungen.

Legen Sie die Einstellungen für die manuelle Budgetierung zunächst in den Abrechnungseinstellungen fest, siehe Abrechnungseinstellungen.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Abrechnung > Manuelle Aufbuchung.

Sie können den Anwender über den Namen oder die Kartennummer suchen. Nach dem Laden des Anwenders werden sofort weitere Anwender-Informationen angezeigt sowie die bisherigen manuellen Buchungen des Anwenders in einer Liste unterhalb der Eingabefelder.

Feld Beschreibung
Anwendername Geben Sie einen Teil des Anwendernamens ein. Die zutreffenden Anwender werden in der Klappliste angezeigt. Wählen Sie den Anwender aus.
Kartennummer Geben Sie die Kartennummer ein. Alternativ platzieren die den Focus auf das Eingabefeld und verwenden für die Eingabe der Kartennummer einen an den PC angeschlossenen Kartenleser (z.B. HID). Klicken Sie nach der Eingabe auf Auswählen um den Anwender anhand der Kartennummer zu finden.

Geben Sie die nachstehenden Daten an und klicken Sie anschließend auf Buchen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Betrag auf das Anwenderkonto gebucht.

Feld Beschreibung
Betrag Zu buchender Betrag. Es können Beträge eingegeben werden mit maximal 2 Nachkommastellen (letzte Ziffer darf keine 0 sein). Der zu buchende Betrag wird im Infobereich direkt neben dem aktuellen Kontostand angezeigt. Negative Werte sind möglich, diese reduzieren den Kontostand des Anwenders.
Kostenstelle Wählen Sie die Kostenstelle, auf die der Betrag gebucht wird. Die Standardkostenstelle (die Kostenstelle, deren Schlüsselwort in der Liste der Schlüsselworte beim Anwender als erstes steht) wird initial ausgewählt.
Verwendungszweck Geben Sie einen beliebigen Verwendungszweck für die Buchung an. Dieser kann auch mehrzeilig sein und wird in der Quittung mehrzeilig ausgegeben.

Die Listenansicht der manuellen Budgetierungen wird angezeigt, sobald ein Anwender geladen wurde. Andere Buchungen des Anwenders werden in dieser Liste nicht angezeigt.

Feld Beschreibung
Datum Datum und minutengenaue Uhrzeit der Buchung.
Betrag Gebuchter Geldbetrag.
Kostenstelle Kostenstelle, auf die die Buchung gelaufen ist, falls vorhanden.
Verwendungszweck Verwendungszweck, der für die Buchung angegeben wurde. Für die bessere Darstellung in der Listenansicht werden Zeilenumbrüche entfernt.
Bearbeiter Bearbeiter, der die Buchung vorgenommen hat (also der Anwender, der am webadmin angemeldet war, als die Buchung vorgenommen wurde).
Quittung Pfad mit Dateiname der Quittungs-PDF-Datei. Ist nur gefüllt, wenn die Quittung bereits generiert wurde.

Sie können eine Quittung für die manuelle Budgetierung erstellen und anschließend verschicken oder drucken. Sie können dies manuell in der Liste der manuellen Budgetierungen vornehmen oder automatisch durchführen lassen.

Für beide Arten der Quittung müssen zunächst Einstellungen vorgenommen werden, siehe Abrechnungseinstellungen.

Die Quittung enthält folgende Daten:

  • Datum der Buchung

  • Anwendername (Zahlungsempfänger)

  • Ersteller (Bearbeiter, der die Buchung vorgenommen hat)

  • Kostenstelle, auf die gebucht wurde

  • Verwendungszweck

  • Betrag, der gebucht wurde

  • Neuer Kontostand nach der Buchung

Eine Quittung im PDF-Format kann automatisch erstellt werden. Wurde Sie erstellt, können Sie sie automatisch

  • per E-Mail an den Anwender (Zahlungsempfänger) verschicken,

  • per E-Mail an den Ersteller der Buchung (Bearbeiter) verschicken,

  • an beliebige weitere E-Mailadressen verschicken und

  • automatisch für den Anwender (Zahlungsempfänger) drucken, d.h. einem beliebigen Druckworkflow zuführen.

Nehmen Sie die Einstellungen für die automatische Quittungsverarbeitung in den Abrechnungseinstellungen vor, siehe Abrechnungseinstellungen.

Klicken Sie in der Liste der manuellen Buchungen am Ende einer Zeile auf ... . Im Menü können Sie auswählen:

  • Quittung generieren: Eine Quittung wird erzeugt. Existiert sie bereits, wird sie neu generiert und die bestehende Datei ersetzt. Am Inhalt der Quittung ändert das nichts.

  • Quittung drucken: Die Quittung wird als Druckauftrag für den Anwender (Zahlungsempfänger) generiert (Druckworkflow wird in den Abrechnungseinstellungen festgelegt).

  • Per E-Mail an Anwender versenden: Die Quittung wird als PDF-Datei an die E-Mailadresse des Anwenders (Zahlungsempfängers) verschickt.