Dokumentenüberprüfung

Mit der Dokumentenüberprüfung ist es möglich, Scans, Bild- oder PDF-Dateien im WebClient zu sichten, überprüfen, verschlagworten und entsprechend des Prüfergebnisses (Klassifizierung, Status usw.) den Weg des Workflows zu bestimmen (z.B. Ablage an unterschiedlichen Orten o.Ä.).

Die Verwendung ist dabei sehr einfach: Das Dokument wird am Gerät gescannt oder z.B. auch per Foto vom Smartphone dem Workflow zugeführt. Im WebClient wird das Dokument im Bereich Meine Aufgaben zur Ansicht gebracht. Der Anwender, der das Dokumente bearbeiten soll, kann bereits im Workflow festgelegt werden.

Hier kann eine Verschlagwortung stattfinden. Bei durchsuchbaren Dokumenten (OCR) können Inhalte von Zonen automatisch in Felder gefüllt oder markierte Bereiche per Drag and Drop übernommen werden. Die Klassifizierungen für das Dokument können im Workflow im Modul Dokumentenüberprüfung definiert werden. Das Dokument kann auch an einen anderen Anwender für die Weiterverarbeitung übergeben werden.

Technisch gesehen werden die erfassten Daten in Variablen gespeichert, die wiederum an vielen Stellen des Workflows verwendet werden können.

Für die Verwendung der Dokumentenüberprüfung ist eine separate Lizenzoption erforderlich.

Um die Dokumentenüberprüfung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Fügen Sie das Modul Dokumenten-Überprüfung in einen Scan- oder einen Dokumentenworkflow ein, siehe Modul Dokumenten-Prüfung.

  • Aktivieren Sie die Lizenz für die Dokumenten-Prüfung bei den Anwendern, die die Dokumentenprüfung durchführen sollen.

  • Vergeben Sie das Anwenderrecht WebClient-Bereich "Meine Aufgaben" sehen um den Bereich Meine Aufgaben im Webadmin sehen zu können.

  • Wenn eine Weitergabe eines Dokumentes nur innerhalb einer Personengruppe möglich sein soll, bilden Sie eine Gruppe von Anwendern, die das gleiche Schlüsselwort haben und geben dies im Modul Dokumenten-Prüfung an.

  • Prüfen Sie die Funktion im WebClient, siehe Meine Aufgaben.

Dokumente können anhand von regulären Ausdrücken durchsucht werden um bestimmte Daten zu extrahieren. Diese Daten können bereits in den Feldern der Dokumentenüberprüfung vorbelegt werden. OCR-Erkennung mit Datenextraktion eignet sich also hervorragend in Kombination mit der Dokumentenüberprüfung, siehe auch OCR und Barcode Erkennung.