E-MailPrint

Beim E-MailPrint werden Dateianhänge von E-Mails und wenn gewünscht auch der Inhalt der E-Mail (E-Mail Body) wie Druckaufträge behandelt und genauso wie "normale" Druckaufträge dargestellt. Dazu muss die E-Mailadresse des Absenders im IQ4docs System bei einem Anwender hinterlegt sein. Dies können auch mehrere E-Mailadressen sein, die beim Anwender hinterlegt sind.

Wird die E-Mailadresse des Absenders bei keinem Anwender gefunden, wird die E-Mail verworfen - es sei denn, das Modul Anwender erstellen ist im Workflow vorhanden und erstellt einen Anwender automatisch (Gastdruck).

Die E-Mails werden vom IQ4docs Postboxservice aus einem Postfach per IMAP, POP3 oder Exchange abgerufen. Dabei kann die Menge der zu berücksichtigenden E-Mails über ein Schlüsselwort im E-Mailbetreff eingeschränkt werden, siehe auch Druckeingänge (RAW, LPR, IPP, E-Mail, Ordner).

Für den Anwender unterscheiden sich die Möglichkeiten, die mit Druckaufträgen bestehen, nicht mit denen von einem Druckertreiber. Technisch wird die Datei des E-Mailanhanges anstatt einer .prn-Dateien gespeichert und auch zum Gerät geschickt. Für die Nutzung von E-MailPrint ist es also erforderlich, dass das Gerät direkte Datei-Verarbeitung unterstützt.

Beim E-Mail- und WebPrint werden diese Dateien direkt zum Gerät geschickt. Die Geräte müssen also den direkten Druck dieser Dateitypen unterstützen. Derzeit sind bei IQ4docs die folgenden Dateitypen verwendbar:

  • PDF (Portable Document Format)
  • XPS (XML Paper Specification)

Beachten Sie, dass es je nach Gerätehersteller, Eigenschaften der Datei und Dateityp zu Einschränkungen kommen kann (z.B. kann ggf. bei PDF-Dateien das Papierformat nicht vom Gerät erkannt werden).

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner für Gerätefragen.

Beim Office-Druck werden die nachstehenden Dateiformate unterstützt. Diese werden nicht direkt zum Gerät geschickt sondern von IQ4docs zunächst in eine PDF-Datei umgewandelt, die dann als Druckauftrag verwendet wird.

  • JPG (Bildformat der Joint Photographic Experts Group)
  • TIFF (Tagged Image File Format)
  • DOC, DOCX (Microsoft Office Word)
  • XLS, XLSX (Microsoft Office Excel)
  • PPTX (Microsoft Office PowerPoint)

Bei der Umwandlung der Office-Formate in PDF kann es zu leichten Abweichungen in der Darstellung kommen.

Das System kann so eingestellt werden, dass der Inhalt der E-Mail (E-Mail-Body) mitgedruckt werden soll (als eigener Druckauftrag). Dies kann so eingestellt werden, dass

  • der E-Mailbody immer mitgedruckt wird oder

  • der E-Mailbody nur dann gedruckt wird, wenn die Betreffzeile ein bestimmtes Schlüsselwort enthält (was frei vergeben werden kann; Groß- und Kleinschreibung muss beim Schlüsselwort beachtet werden), z.B.: Wenn das Schlüsselwort Printbody festgelegt wurde, könnte im Betreff stehen: Jahresbericht Printbody oder PrintbodyJahresbericht.

Die Einstellungen werden im Druckeingang (E-Mail) vorgenommen, siehe Druckeingänge (RAW, LPR, IPP, E-Mail, Ordner).

Beim Druck des E-Mail-Bodys kann es zu Abweichungen in der Darstellung kommen.

Ein E-Mail Druckauftrag kann über die Betreffzeile an einen beliebigen Anwender delegiert werden. Der Empfänger-Anwender kann dabei auf zwei Arten ermittelt werden: 

  • Anhand des Loginnamens: Mit dem Befehl #DelegateLogin= # wird der Empfänger anhand des Login-Namens ermittelt.
    Beispiel: Betreff: Jahresbericht#DelegateLogin=m.Mustermann#

  • Mit dem Befehl #DelegateEmail= # wird der Anwender anhand der E-Mail ermittelt.
    Beispiel: Betreff: #DelegateEmail=Max.Mustermann@company.de# Jahresbericht

Der Befehl kann im Betreff an beliebiger Stelle gesetzt werden. Anfang und Ende der Befehlszeile wird anhand der Rautenzeichen festgelegt.

Möchten Sie, dass bei einem E-MailPrint bestimmte Einstellungen verwendet werden (z.B. alle E-MailPrints sollen duplex sein), legen Sie einen Druckworkflow für E-MailPrint an und wenden dort eine Druckregel an, siehe Modul Druckregel anwenden.