Reporteinstellungen

Neben der eigentlichen Struktur des Reports hat dieser auch Einstellungen zur Ausführung, E-Mailversand, Speicherort usw.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Reports (die Liste der bereits bestehenden Reports öffnet sich).

Erstellen Sie einen neuen Reports oder öffnen einen bestehenden Report über das Bearbeiten-Symbol.

Um die Einstellungen eines Reports vornehmen zu können, klicken Sie in der Reportansicht unten rechts auf das Symbol Reporteinstellungen.

Feld Beschreibung
Ausführungsintervall Geben Sie hier das Intervall der Ausführung an. Bei der Einstellung niemals muss die Ausführung immer manuell gestartet werden.
Datum von Das Datum (bzw. Datum mit Uhrzeitangabe bei einem stündlichen Intervall), an dem der Daten-Erhebungszeitraum beginnt. Dieses Datum wird bei einem eingestellten Ausführungsintervall nachdem der Report vom Reportservice erzeugt wurde um ein Intervall verschoben.
Datum bis Das Datum (bzw. Datum mit Uhrzeitangabe bei einem stündlichen Intervall), an dem der Daten-Erhebungszeitraum endet. Dieses Datum wird bei einem eingestellten Ausführungsintervall nachdem der Report vom Reportservice erzeugt wurde um ein Intervall verschoben und ist nicht editierbar (da sonst das Intervall nicht mehr stimmen würde). Der Endzeitpunkt ist nur editierbar, wenn beim Intervall niemals ausgewählt wurde.

Die Datenzusammenfassung fasst Datensätze - je nach Report - sinnvoll zusammen (z.B. werden alle Druckaufträge eines Anwenders, die an einem Tag angefallen sind, summiert und als eine Zeile im Report dargestellt). Damit erhöht sich die Lesbarkeit des Reports (Automatische Zusammenfassung, Standardeinstellung). Möchten Sie die Transaktionen als einzelne Zeilen im Report sehen, stellen Sie die Einstellung auf Keine Zusammenfassung.

Feld Beschreibung
Speicherort für den Report Legen Sie einen Pfad fest, in dem die Reports gespeichert werden. Beachten Sie, dass der ReportService auf diesen Pfad zugreifen können muss.
Dateiformat Format in dem der Report erzeugt wird (PDF oder CSV).

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn der Report erzeugt wurde. Der Report kann auch an diese E-Mail angehängt werden.

Feld Beschreibung
Benachrichtigung aktiv Legen Sie fest, ob für dieses Ereignis eine E-Mail verschickt werden soll oder nicht. Ist diese Einstellung nicht vorhanden, kann die Benachrichtigung nicht deaktiviert werden.
Art der Benachrichtigung Die E-Mails können im HTML- oder im Textformat verschickt werden. An einigen Stellen kann auch eine Nachricht als Push-Benachrichtigung mit dem IQ4docs Messenger verschickt werden, siehe auch IQ4docs Messenger. Push-Benachrichtigungen können je nach Betriebssystem in der Länge limitiert sein.
Empfänger Geben Sie eine oder mehrere E-Mailadressen (mit Semikolon getrennt) an, an die die E-Mail verschickt werden soll. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Absender Geben Sie eine E-Mailadresse an, die als Absender der E-Mail verwendet werden soll. Dies ist auch die Adresse, die verwendet wird, wenn der Empfänger der E-Mail im E-Mailprogramm auf Antworten klickt. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen; dies kann bei einigen Ereignissen sinnvoll sein, da der Anwender, bei dem das Problem auftrat per E-Mail kontaktiert werden kann.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Sprache Wählen Sie die Sprache in der die E-Mails verschickt werden sollen.
Betreff Geben Sie den gewünschten Text an, der als E-Mail-Betreff verwendet werden soll.
Nachricht Geben Sie hier die gewünschte Nachricht an. Je nach Art der Benachrichtigung verwenden Sie hier reinen Text oder HTML Code.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird der Text vollständig durch das Nachrichten-Template vorgegeben.

Sende Test-Benachrichtigung sendet eine Test-Nachricht mit den gewählten Einstellungen. Für den Test werden die Anwenderdaten des gerade am webadmin angemeldeten Anwenders verwendet (nehmen Sie Änderungen an den Daten dieses Anwenders vor, müssen Sie sich aus- und wieder einloggen, damit diese Daten geladen werden). Variablen können zu diesem Zeitpunkt ggf. nicht aufgelöst werden, da der Workflow ja nicht tatsächlich ausgeführt wurde. Beachten Sie beim Testen auch die Einstellungen für Empfänger und Absender.

Standards laden füllt die Felder Empfänger, Absender, Sprache und Betreff mit Standardeinstellungen - möglicherweise eingegebene Werte werden ersetzt.

Report an E-Mail anhängen: Soll der Report an die verschickte Mail angehängt werden aktivieren Sie diese Option. Beachten Sie, dass Reports für einen E-Mail Anhang relativ groß werden können.