Rechtssicheres Scannen (Resi-Scan)

Beim rechtssicheren Scannen (Resi-Scan) ist das Ziel, Papierdokumente originalgetreu zu digitalisieren (einzuscannen) und das originale Papierdokument zu vernichten.

Basis für eine mögliche Umsetzung ist die Technische Richtlinie zur Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens (TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (technische Richtlinie 03138). Die TR-RESISCAN zeigt organisatorische und technische Maßnahmen auf, wie Papieroriginale mit Aufrechterhaltung der Beweiskraft gescannt werden können. Dies ist besonders dann wichtig, wenn es sich um Dokumente handelt, bei denen eine (z.B. gesetzlich festgelegte) Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht besteht.

Dazu ist es erforderlich, dass der Kunde den Scan in einem nachweisbar ordnungsgemäßen Scanprozess erzeugt hat. Dieser Scanprozess erfolgt soweit möglich automatisiert und wird durch die Qualitätssicherung (Sichtprüfung durch den Anwender) überwacht und kontrolliert.

Folgende Punkte werden in dem Prozess behandelt:

• Zugangs- und Zugriffkontrollen

• Erfassen erforderlicher Daten für den Transfervermerk

• Digitalisierung (z.B. Scannen)

• OCR und PDF-Erzeugung in einem konformen Archivformat

• Überprüfung der Qualität (Qualitätssicherung durch Sichtprüfung)

• Transfervermerk in die gescannte Datei schreiben

• Integritätssicherung (Signierung des Dokuments)

• Übergabe zur Speicherung im Langzeitarchiv (Dokumentenmanagementsystem)

Der Prozess ist komplex, beratungsintensiv und wird für die jeweilige Organisation/Unternehmung individuell angepasst. Deshalb wenden Sie sich an Ihren IQ4docs Ansprechpartner - wir haben hier sehr viel Erfahrung und unterstützen gerne.