DMS enaio

enaio ist ein Dokumentenmanagement-System, das von Optimal Systems hergestellt wird, siehe auch https://www.optimal-systems.de/enaio.

Das DMS stellt Daten per Rest-Schnittstelle zur Verfügung, die von IQ4docs ausgelesen und in Variablen gespeichert an beliebiger Stelle im Workflow nutzbar werden. Innerhalb eines Workflows ist es denkbar auch mehrmals Daten zu lesen und zu schreiben. Auch Auswahlen durch einen Anwender oder weitere DMS-Abfragen aufgrund einer Auswahl des Anwenders sind möglich.

Mit enaio ist es möglich Dateien abzulegen

  • für ein bestehendes enaio-Ticket,

  • für eine bestehende enaio-Akte,

  • in der enaio Ablage,

  • in der enaio Teamablage.

Für die Nutzung von DMS-Modulen ist die Lizenzoption DMS-Anbindung erforderlich, siehe auch Lizenzierung . Es ist möglich, dass vom Hersteller des DMS weitere Lizenzoptionen erforderlich sind.

Der nachstehende, beispielhafte Dokumenten-Workflow stellt alle Ablageformate per Auswahl zur Verfügung.

Nach dem Start des Workflow wird zunächst das Bild verbessert. Dann werden relevante Daten (z.B. Rechnungsnummer, Betrag usw.) aus dem Dokument ausgelesen. Anschließend wird die zugeführte Datei in das gewünschte Dateiformat umgewandelt (z.B. PDF/A-2b). Der Anwender kann nun den Ablagetyp auswählen (im WebClient oder auch am Gerät, wenn dieser Dokumentenworkflow von einem Scanworkflow aufgerufen wird). Anschließend wird die Datei der Dokumentenprüfung übergeben (im WebClient wird die Datei zur Anzeige gebracht und die extrahierten Daten können auf Richtigkeit geprüft oder auch ergänzt werden, siehe auch Dokumentenüberprüfung). Nach der Freigabe der Daten wird die Datei und die erfassten Metadaten an enaio übertragen.

Nachstehend die Vorgehensweise zur Einrichtung des Beispiel-Workflows mit Dateiablage im DMS: 

Legen Sie zunächst eine API-Verbindung vom Typ enaio an, siehe API Verbindungen.

Bei den Einstellungen der API ist eine enge Zusammenarbeit mit einem Betreuer des DMS unbedingt erforderlich, folgende Beispieldaten wären möglich:

  • Typ: enaio
  • Name: enaio-API
  • Basis URL: https://192.168.77.44:1443/api
  • Authentifizierung: Basic mit Login-Url
  • Login URL: https://192.168.77.44:1443/api/Login
  • Anmeldename/Passwort: enaiouser (mit Passwort für den Zugriff auf enaio)

Legen Sie einen Dokumenten oder Scanworkflow an (es ist auch möglich einen Scanworkflow nur zum Scannen der Vorlage zu verwenden und dann an einen Dokumentenworkflow zu übergeben, siehe Modul Dokumentenworkflow starten).

Die Daten, die an das DMS übergeben werden, sollten möglichst automatisiert aus dem Dokument gelesen werden. Die Möglichkeit, eine Zone mittels eines regulären Ausdruckes gezielt nach Inhalten zu durchsuchen (z.B. den Rechnungsbetrag), ist dabei ein leistungsstarkes Feature, siehe "Zoneninhalt filtern" im Modul Zonen OCR, Barcode, QRCode.

Für die Archivierung in einem DMS wird häufig das Dateiformat PDF verwendet. Besonders die Auswahl des gewünschten PDF-Archivierungsformates (z.B. PDF/A-2b) ist hier besonders wichtig, siehe Modul Dokument-Verarbeitung.

Falls eine Auswahl, wohin in enaio gescannt werden soll, vorgesehen ist, müssen diese Daten aus enaio ausgelesen werden. Dies passiert über die API-Verbindung, die für enaio angelegt wurde. Diese Verbindung muss im REST-Modul (Modul Interview Auswahl (REST) oder Modul REST Abfrage) angegeben werden.

Danach kann eine Ressource abgefragt werden. Es ist auch möglich hier einen Benutzernamen mitzugeben, in dessen Kontext die Daten in enaio gelesen werden. Dieser Benutzername kann in IQ4docs aus einer beliebigen Variable stammen, die z.B. auch in einem Interview gefüllt werden kann siehe auch Variablen.

Beispiele:

  • ScanTeamablageAbteilung?userName=MSE

  • ScanTeamablages?userName=MSE&abteilung=%enaio_abteilung%

  • ScanTickets?userName=%UserName%

Zum Schreiben der Daten zu enaio wird das Zielmodul enaio verwendet, siehe Modul Ziel enaio.