DMS Kyocera Workflow Manager

Kyocera Workflow Manager ist ein Dokumentenmanagement-System, das von der ALOS GmbH hergestellt wird, siehe auch https://www.alos.de/software/kyocera-workflow-manager.

Das DMS stellt Daten per Rest-Schnittstelle zur Verfügung, die von IQ4docs ausgelesen und in Variablen gespeichert an beliebiger Stelle im Workflow nutzbar werden. Innerhalb eines Workflows ist es denkbar auch mehrmals Daten zu lesen und zu schreiben. Auch Auswahlen durch einen Anwender oder weitere DMS-Abfragen aufgrund einer Auswahl des Anwenders sind möglich.

Mit dem Kyocera Workflow Manager ist es möglich Dateien abzulegen

  • für einen bestimmten Kunden,

  • in einen bestimmten Kundenordner,

  • im zentralen Posteingang.

Für die Nutzung von DMS-Modulen ist die Lizenzoption DMS-Anbindung erforderlich, siehe auch Lizenzierung . Es ist möglich, dass vom Hersteller des DMS weitere Lizenzoptionen erforderlich sind.

Im nachstehenden, beispielhaften Dokumenten-Workflow wird nach dem Start des Workflows zunächst das Bild verbessert. Dann werden relevante Daten (z.B. Kunde, Rechnungsnummer, Betrag usw.) aus dem Dokument ausgelesen. Anschließend wird die zugeführte Datei in das gewünschte Dateiformat umgewandelt (z.B. PDF/A-2b).

Dann wird geprüft, ob der automatisch gelesene Kunde per REST aus dem Kyocera Workflow Manager gelesen werden kann. Falls nein, wird das Standardobjekt gesetzt um das Dokument im zentralen Posteingang abzulegen. Falls ja, kann der Anwender noch einmal manuell prüfen, ob der Kunde korrekt erkannt wurde (falls nicht, wird ebenfalls im zentralen Posteingang abgelegt). Danach werden die Ordner des Kunden per REST aus dem Kyocera Workflow Manager in eine Auswahlliste ausgelesen und der gewählte Ordner noch einmal auf Zulässigkeit geprüft. Anschließend wird die ObjectClass (z.B. SD_EVIDENCE oder SD_INTERNAL) übersetzt in die für den Upload erforderliche Upload-ObjectClass (z.B. SD_EVIDENCE_D oder SD_INTERNAL_D).

In jedem Fall kann das Dokument anschließend in der Dokumentenprüfung angesehen, Metadaten geprüft und ergänzt werden (siehe auch Dokumentenüberprüfung). Nach der Freigabe der Daten wird die Datei und die erfassten Metadaten zum Kyocera Workflow Manager übertragen.

Nachstehend die Vorgehensweise zur Einrichtung des Beispiel-Workflows mit Dateiablage im DMS: 

Legen Sie zunächst eine API-Verbindung vom Typ Kyocera Workflow Manager an, siehe API Verbindungen.

Bei den Einstellungen der API ist eine enge Zusammenarbeit mit einem Betreuer des DMS unbedingt erforderlich, folgende Beispieldaten wären möglich:

  • Typ: Kyocera Workflow Manager
  • Name: KWM
  • Basis URL: http://kwmserver:8080/nscalealinst1/rest/
  • Authentifizierung: Basic
  • Anmeldename/Passwort: kwmuser (mit Passwort für den Zugriff auf Kyocera Workflow Manager)

Legen Sie einen Dokumenten oder Scanworkflow an (es ist auch möglich einen Scanworkflow nur zum Scannen der Vorlage zu verwenden und dann an einen Dokumentenworkflow zu übergeben, siehe Modul Dokumentenworkflow starten).

Die Daten, die an das DMS übergeben werden, sollten möglichst automatisiert aus dem Dokument gelesen werden. Die Möglichkeit, eine Zone mittels eines regulären Ausdruckes gezielt nach Inhalten zu durchsuchen (z.B. den Rechnungsbetrag), ist dabei ein leistungsstarkes Feature, siehe "Zoneninhalt filtern" im Modul Zonen OCR, Barcode, QRCode.

Für die Archivierung in einem DMS wird häufig das Dateiformat PDF verwendet. Besonders die Auswahl des gewünschten PDF-Archivierungsformates (z.B. PDF/A-2b) ist hier besonders wichtig, siehe Modul Dokument-Verarbeitung.

Im Modul Modul REST Abfrage werden jetzt die Ordner des aus dem Dokument per OCR extrahierten Kunden gelesen (in Variable %Kundenname%).

  • Verbindung: KWM
  • Ressource: repository/folder/DA$NOTSET$408$1$NOTSET/search?query=select displayname where (displayname='%Kundenname%')

Falls kein Kunde gefunden wird, wird in {{count}} eine 0 zurückgeliefert (ansonsten 1). Dann wird auch die RessourceKey.id (also quasi der Ordner des Kunden) zurückgeliefert und kann in einer zweiten Variable gespeichert werden.

  • Variabenname: customerExists
  • Datenmaske: {{count}}
  • Variabenname: customerFolder
  • Datenmaske: {{items[0].resourceKey.id}}

Unter der Ressource des Kunden, also quasi dem Hauptordner, befinden sich im Beispielfall weitere Ordner, die per Rest aus dem Kyocera Workflow Manager gelesen werden. Die Ressource wurde beim lesen des Kundennamens in Variable customerFolder gespeichert.

  • Verbindung: KWM
  • Ressource: repository/folder/%customer_folder%/children

Unter Filter wird alles im Objekt items ausgegeben:

  • Schlüssel / Abfrage-Anweisung: items[*]

Im Interview werden dann nur die Displaynamen der Ordner ausgegeben: 

  • Datenmaske: {{properties[?(@.name == 'displayname')].value}}

Für den vom Anwender ausgewählten Ordner wird dann der Displayname sowie die resourceKey.id und objectclass gespeichert (letztere werden zum Upload der Daten zum Kyocera Workflow Manager benötigt):

  • Variabenname: RessourceID
  • Datenmaske: {{resourceKey.id}}
  • Variabenname: selectedFolderName
  • Datenmaske: {{properties[?(@.name == 'displayname')].value}}
  • Variabenname: objectClass
  • Datenmaske: {{properties[?(@.name == 'objectclass')].value}}

Zum Schreiben der Daten zu Kyocera Workflow Manager wird das Zielmodul Kyocera Workflow Manager verwendet, siehe Modul Ziel Kyocera Workflow Manager.