Dokumenteneingang

Über einen Dokumenteneingang können bereits als Datei vorliegende Dokumente einem Workflow zugeführt werden um Bildverbesserungsoptionen, OCR, Barcodeerkennung usw. durchzuführen, siehe auch Dokumentenverarbeitung.

Um den Dokumenteneingang nutzen zu können, müssen alle Geräte mit Embedded Client eine OCR-Lizenz besitzen und die Lizenzoption OCR aus E-Mail / Verzeichnis aktiv sein, siehe Lizenzierung .

Ein Dokumenteneingang kann ein Ordner, ein E-Mailpostfach oder ein Webupload über den WebClient sein. Von diesem Eingang werden die Dokumente einem Dokumenten-Workflow zugeführt, siehe auch Module für Dokumentenworkflows.

Bei der Dokumentenverarbeitung können die folgenden Bild-Dateitypen einem Workflow zugeführt werden:

  • TIFF (Tagged Image File Format)
  • PNG (Portable Network Graphic)
  • JPG (Bildformat der Joint Photographic Experts Group)

Beim Eingangstyp Ordner können zusätzlich zu der zu verarbeitenden Bilddatei auch noch weitere Dateitypen übergeben werden:

  • XML-Datei (für Variablenübergabe an den Workflow)
  • Semaphore-Datei (zum gezielten Auslösen der Verarbeitung)

Siehe auch Ordner überwachen.

Um einen Dokumenteneingang zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Dokumente > Dokumenteneingang.

Um einen Dokumenteneingang per E-Mail-Postfach anzulegen, klicken Sie auf Eingang anlegen und anschließend auf E-Mail-Postfach. Um einen Dokumenteneingang zu bearbeiten, wählen sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Zum Löschen eines Eingangs wählen Sie die Löschen Schaltfläche.

Der Besitzer des Workflows, wird wie beim E-Mailprint automatisch aus der absendenden E-Mail ermittelt (siehe auch E-MailPrint). Dazu werden die beim Anwender unter E-Mailadresse und die unter E-Mail-Adressen für E-Mail-Druck und Dokumenteneingang angegebenen E-Mailadressen verwendent.

Legen Sie den Posteingangstyp fest

  • POP3 Postfach
  • IMAP Postfach
  • Exchange Server

Konfigurieren Sie den gewünschten Eingang wie im entsprechenden Abschnitt beschrieben:

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des E-Mail-Print-Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des E-Mail Servers.
Port Geben Sie hier den Port des Posteingangsservers (Standard ist 110 für unverschlüsselt und 995 für verschlüsselt), siehe auch Verschlüsselung.
Verschlüsselung Geben Sie den Typ der Verschlüsselung an.
ProtokollBeschreibung
KeineKeine Verschlüsselung, alle Daten werden unverschlüsselt übertragen.
STARTTLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security), bei die Verschlüsselung automatisch ausgehandelt wird (Beginn der Verbindung unverschlüsselt).
SSL/TLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security) mit vollständiger Verschlüsselung.

Der Protokolltyp wird automatisch ausgehandelt. Sollte es dabei zu Problemen kommen, kann der Protokolltyp in der LocalService.config des NotificationService fest eingestellt werden. Mit dem nachstehenden Eintrag wird der Protokolltyp auf TLS 1.2 eingestellt:

<add key="TlsVersion" value="Tls12" />

ProtokolltypBeschreibung
SystemDefaultErmöglicht dem Betriebssystem, das am besten geeignete Protokoll auszuwählen und unsichere Protokolle zu blockieren. Sofern in Ihrer Anwendung kein bestimmter Grund besteht, dies nicht zu tun, sollten Sie diesen Wert verwenden. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung, so als wäre der Eintrag <add key="TlsVersion"... gar nicht vorhanden.
Ssl3Gibt das SSL (Secure Socket Layer) 3.0-Sicherheitsprotokoll an. SSL 3.0 wurde durch das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) ersetzt und wird nur zur Abwärtskompatibilität bereitgestellt.
TlsGibt das TLS (Transport Layer Security) 1.0-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.0-Protokoll wird in IETF RFC 2246 definiert.
Tls11Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.1-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.1-Protokoll wird in IETF RFC 4346 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Tls12Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.2-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.2-Protokoll wird in IETF RFC 5246 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Authentifizierung Geben Sie die Art der Authentifizierung an. Für alle Authentifizierungsmethoden werden Benutzername und Passwort benötigt.
MethodeBeschreibung
AutomatischDie Authentifizierungsmethode wird zwischen Postboxservice und E-Mail-Server automatisch ausgehandelt.
PlainBenutzername und Passwort werden unverschlüsselt übertragen.
LoginBenutzername und Passwort werden in zwei Schritten unverschlüsselt übertragen.
NTLMBenutzername wird unverschlüsselt übertragen.
CRAM_MD5Benutzername und Passwort werden auf Basis des MD5 Algorithmus verschlüsselt übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.
Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des E-Mail Servers.
Port Geben Sie hier den Port des Posteingangsservers (Standard ist 143 für unverschlüsselt und 993 für verschlüsselt), siehe auch Verschlüsselung.
Ordner IMAP-Verzeichnis auf dem Mailserver.
Verschlüsselung Geben Sie den Typ der Verschlüsselung an.
ProtokollBeschreibung
KeineKeine Verschlüsselung, alle Daten werden unverschlüsselt übertragen.
STARTTLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security), bei die Verschlüsselung automatisch ausgehandelt wird (Beginn der Verbindung unverschlüsselt).
SSL/TLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security) mit vollständiger Verschlüsselung.

Der Protokolltyp wird automatisch ausgehandelt. Sollte es dabei zu Problemen kommen, kann der Protokolltyp in der LocalService.config des NotificationService fest eingestellt werden. Mit dem nachstehenden Eintrag wird der Protokolltyp auf TLS 1.2 eingestellt:

<add key="TlsVersion" value="Tls12" />

ProtokolltypBeschreibung
SystemDefaultErmöglicht dem Betriebssystem, das am besten geeignete Protokoll auszuwählen und unsichere Protokolle zu blockieren. Sofern in Ihrer Anwendung kein bestimmter Grund besteht, dies nicht zu tun, sollten Sie diesen Wert verwenden. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung, so als wäre der Eintrag <add key="TlsVersion"... gar nicht vorhanden.
Ssl3Gibt das SSL (Secure Socket Layer) 3.0-Sicherheitsprotokoll an. SSL 3.0 wurde durch das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) ersetzt und wird nur zur Abwärtskompatibilität bereitgestellt.
TlsGibt das TLS (Transport Layer Security) 1.0-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.0-Protokoll wird in IETF RFC 2246 definiert.
Tls11Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.1-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.1-Protokoll wird in IETF RFC 4346 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Tls12Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.2-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.2-Protokoll wird in IETF RFC 5246 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Authentifizierung Geben Sie die Art der Authentifizierung an. Für alle Authentifizierungsmethoden werden Benutzername und Passwort benötigt.
MethodeBeschreibung
AutomatischDie Authentifizierungsmethode wird zwischen Postboxservice und E-Mail-Server automatisch ausgehandelt.
PlainBenutzername und Passwort werden unverschlüsselt übertragen.
LoginBenutzername und Passwort werden in zwei Schritten unverschlüsselt übertragen.
NTLMBenutzername wird unverschlüsselt übertragen.
CRAM_MD5Benutzername und Passwort werden auf Basis des MD5 Algorithmus verschlüsselt übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.
Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des Exchange Servers.
URL URL zum Exchange Server (z.B. https://exchange.company.com/EWS/Exchange.asmx).
Anwender E-Mail E-Mailpostfach, dessen E-Mails gelesen werden sollen (E-Mail-Adresse des unter Anwendername angegebenen Anwenders).
Ordner Exchange-Verzeichnis auf dem Exchange-Server. Wenn das Feld leer bleibt wird automatisch der Posteingang verwendet und ist damit das gleiche wie die Angabe Posteingang.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Für den Zugriff auf das Postfach muss zunächst eine App in Microsoft Azure definiert werden (z.B. IQ4docs Postboxreader, siehe IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren) und in Microsoft Azure Zugriffsrechte gesetzt werden, siehe E-Mail: Azure Exchange konfigurieren (E-Mail-Empfang).

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Mandantendomäne Geben Sie die Microsoft Azure Mandantendomäne an.
Client ID Die Client-ID wird vom Azure-AD beim Registrieren der Anwendung vergeben (Client-ID und Client-Secret sind die Zugangsdaten). Sie werden vom PostboxService für die Abfrage des Postfachs verwendet und müssen die folgenden Berechtigungen enthalten: read.user.all und read.groups.all, siehe auch IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren.
Client-Secret Das Client-Secret wird - wie die Client-ID - bei der Registrierung der App im Azure-AD erzeugt. Klicken Sie auf Client-Secret speichern um ein Client-Secret zu erfassen. Haben Sie bereits ein Client-Secret erfasst, können Sie es über die Schaltfläche Client-Secret ändern ändern. Nach dem Eintragen wird das gespeicherte Client-Secret aus Sicherheitsgründen nie mehr an den Browser übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Für den Zugriff auf das Postfach muss zunächst eine App in Microsoft Azure definiert werden (z.B. IQ4docs Postboxreader, siehe IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren) und in Microsoft Azure Zugriffsrechte gesetzt werden, siehe E-Mail: Azure Exchange konfigurieren (E-Mail-Empfang).

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Mandantendomäne Geben Sie die Microsoft Azure Mandantendomäne an.
Client ID Die Client-ID wird vom Azure-AD beim Registrieren der Anwendung vergeben (Client-ID und Client-Secret sind die Zugangsdaten). Sie werden vom PostboxService für die Abfrage des Postfachs verwendet und müssen die folgenden Berechtigungen enthalten: read.user.all und read.groups.all, siehe auch IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren.
Client-Secret Das Client-Secret wird - wie die Client-ID - bei der Registrierung der App im Azure-AD erzeugt. Klicken Sie auf Client-Secret speichern um ein Client-Secret zu erfassen. Haben Sie bereits ein Client-Secret erfasst, können Sie es über die Schaltfläche Client-Secret ändern ändern. Nach dem Eintragen wird das gespeicherte Client-Secret aus Sicherheitsgründen nie mehr an den Browser übertragen.
Ordner IMAP-Verzeichnis auf dem Mailserver.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Zu jedem Protokolltyp müssen Sie noch die Workflow-Einstellungen festlegen.

Feld Beschreibung
Schlüsselwort Ist dieses Feld leer, werden alle im Postfach gefundenen E-Mails für die Verarbeitung verwendet. Wird ein Schlüsselwort angegeben, werden nur E-Mails bearbeitet, bei denen das Schlüsselwort im E-Mailbetreff gefunden wurde. Die Position des Schlüsselwortes sowie Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.
E-Mails nach Verarbeitung löschen Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden verarbeitete E-Mails nach der Verarbeitung vom Server gelöscht. Dies betrifft alle E-Mails, auch solche, die nicht erfolgreich verarbeitet werden können (z.B. weil der E-Mail-Anhang gefehlt hat). E-Mails, die durch das Schlüsselwort ausgenommen sind, werden nicht bearbeitet und werden entsprechend auch nie gelöscht.
Workflow Wählen Sie den Workflow aus, dem die Dateien aus den E-Mails zugeführt werden sollen.

Im Bereich Einstellungen testen können Sie das angegebene Postfach abfragen. Falls dies gelingt, werden zusätzlich die Anzahl der darin enthaltenen E-Mails angezeigt und die Anzahl der E-Mails, die verarbeitet werden (Einschränkung durch Schlüsselwort wird berücksichtigt). Dazu wird auch die Anzahl der bereits verarbeiteten Mails angezeigt (E-Mails werden nur ein Mal verarbeitet auch wenn sie nach der Verarbeitung nicht gelöscht werden sollen).

Um einen Dokumenteneingang per Ordnerüberwachung anzulegen, klicken Sie auf Eingang anlegen und anschließend auf Ordner überwachen. Um einen Dokumenteneingang zu bearbeiten, wählen sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Zum Löschen eines Eingangs wählen Sie die Löschen Schaltfläche.

Der Eingang über einen Ordner kann aus maximal drei Dateien bestehen (alle bis auf die Dateiendung gleichnamig):

  • Bilddatei
  • XML-Datei für Variablenverwendung und Workflow-Anwender
  • Semaphore-Datei (zum gezielten Start des Workflows)

Die Überwachung des Ordners passiert nicht per regelmäßigem Polling, sondern über Betriebssystem-Events. So kann die Bearbeitung unmittelbar nach dem Ablegen der Dateien im Ordner beginnen (sobald die Datei zum exklusiven Schreiben geöffnet werden kann).

Möchten Sie nur eine Bilddatei (ohne weitere XML-Datei) verarbeiten, geben Sie den erlaubten Dateityp im Feld Dateitrigger an (z.B. *.tif). Wird im Feld Dateitrigger keine Angabe gemacht, führen alle Dateien dazu, dass der Workflow ausgeführt wird (wenn z.B. *.tif, *.tiff sowie *.jpg und *.jpeg erlaubt sein sollen). Wird der Dateityp nicht unterstützt, wird die Datei von IQ4docs verworfen. Das Feld sollte nur leer bleiben, wenn keine Variablen per XML-Datei übergeben werden.

Wenn Sie für die Verarbeitung der Bilddatei Daten an den Workflow übergeben möchten, benötigen Sie zusätzlich zur Bilddatei eine gleichnamige XML-Datei (z.B. Datei.tif und Datei.xml). Da auch eine Datei ohne XML-Datei verarbeitet werden kann ist es wichtig IQ4docs mitzuteilen, welche Datei der Trigger sein soll, also der Auslöser für die Bearbeitung. Dies ist immer die Datei, die als letztes im Ordner abgelegt wird.

Wird die XML-Datei zuletzt im Ordner abgelegt, geben Sie im Feld Dateitrigger*.xml an. Es können jetzt nur noch *.xml-Dateien den Workflow starten. Ist die XML-Datei vorhanden, wird nach einer gleichnamigen Bilddatei gesucht. Wird diese nicht gefunden, wird die XML-Datei verworfen.

Eine Semaphore ist eine Art Signalgeber für einen weiterführenden Prozess (der signalisiert, dass ein Prozess abgeschlossen ist). Als Signal kann eine Semaphore-Datei geschrieben werden. Dies ist eine inhaltslose Datei, die den gleichen Namen hat, wie die weiter zu verarbeitende Dateien (z.B. Datei.tif , Datei.xml und Datei.ok). Also im konkreten Fall gibt die Semaphore-Datei das Signal, dass die Bilddatei (und ggf. die XML-Datei) vollständig geschrieben wurde und die Workflowabarbeitung beginnen kann. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn die XML-Datei nicht in einem Zug erstellt wird, sondern mehrmals geöffnet und geschlossen wird.

Möchten Sie z.B. die Semaphoren-Datei Datei.ok als Dateitrigger verwenden, geben Sie im Feld Dateitrigger *.OK an. Erst wenn diese Datei exklusiv von IQ4docs zum Schreiben geöffnet werden kann wird nach gleichnamiger Bild- und XML-Datei gesucht.

Der Besitzer des Workflows, also des resultierenden Dokuments, kann unter Besitzer des Dokumentes festgelegt werden. Dieser Besitzer wird verwendet, wenn der Anwender nicht aus einer der folgenden Quellen ermittelt werden kann:

  • Metadatei (siehe Workflow-Anwender aus XML-Datei)

  • Dateiname (Name der zugeführten Datei)

  • Dateieigenschaft: Besitzer (Der Anwender, der in den Dateieigenschaften der zugeführten Datei hinterlegt ist)

Fügen Sie die gewünschte Quelle unter Benutzer ermitteln hinzu. Werden mehrere Quellen hinzugefügt, werden sie in der Reihenfolge von oben nach unten verarbeitet. Sobald bei einer Quelle ein Anwender ermittelt werden kann, wird dieser verwendet. Kann bei einer Quelle kein Anwender ermittelt werden, wird die nächste Quelle verwendet. Sie können die Quellen über die Pfeiltasten neben der Liste sortieren:

  • setzt alle markierten Quellen an den Anfang
  • setzt alle markierten Quellen eine Position höher
  • setzt alle markierten Quellen eine Position niedriger
  • setzt alle markierten Quellen ans Ende

Filter anwenden: Der String, der aus einer Quelle ermittelt wurde, kann mit einem regulären Ausdruck bearbeitet werden. Beispiele: 

Regulärer Ausdruck String aus Quelle Resultat (verwendeter Loginname)
(?<=_).*?(?=.tif) Dateiname_Username.tif Username
(?<=\\).* domain\Username Username

Wenn Sie für die Verarbeitung der Bilddatei Daten an den Workflow übergeben möchten, benötigen Sie zusätzlich zur Bilddatei eine gleichnamige XML-Datei (z.B. Datei.tif und Datei.xml).

Beim Anlegen des Ordner-Dokumenteneingangs muss ein Anwender für den Workflow festgelegt werden. Für diesen Anwender werden alle im Workflow relevanten Daten geladen (z.B. E-Mailadresse).

Sie können diesen Anwender (genauer eines seiner Logins) auch in der XML-Datei angeben (der für den Dokumenteneingang angegebene Anwender wird damit überschrieben).

<DocumentOptions>

<UserLogin>administrator</UserLogin>

<Variables>

<variable name="Name1" value="value1" type="string"/>

<variable name="Name2" value="222" type="int"/>

</Variables>

</DocumentOptions>

  • Der Hauptbereich <DocumentOptions> muss zwingend vorhanden sein.
  • <UserLogin>administrator</UserLogin> gibt das Login Administrator an.

Sie können einem Dokumenten-Workflow bei Verwendung des Dokumenteneingangs Ordner zusätzlich zu einer Bilddatei eine XML-Datei übergeben, mit der Variablen an den Workflow übergeben werden können. Die Variablen können dann wie die Variablen eines Anwender-Interviews im Workflow verwendet werden (siehe auch Dokumentenverarbeitung).

Variablennamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten. Erlaubt sind kleine und große Buchstaben (keine Umlaute o.Ä.), Zahlen und der Punkt ".".
Wird der Variablenname an mehreren Stellen verwendet, können alle Stellen den Variablenwert beeinflussen.

Die XML-Datei muss den gleichen Namen haben wie die zugehörige Bilddatei (test.tif > test.xml).

<DocumentOptions>

<UserLogin>administrator</UserLogin>

<Variables>

<variable name="Name1" value="value1" type="string"/>

<variable name="Name2" value="222" type="int"/>

</Variables>

</DocumentOptions>

  • Der Hauptbereich <DocumentOptions> muss zwingend vorhanden sein.
  • Der Bereich <Variables> enhält Variablendefinitionen.
  • <variable name="Name1" value="value1" type="string"/> definiert eine Variable Namens Name1 mit dem Inhalt value1 vom Typ string (Zeichenkette). Ein numerischer Wert kann auch als int (integer, Ganzzahl) definiert werden.
    Der Typ ist für die Formatierung der Variable interessant (fehlt er, wird string angenommen), siehe auch Variablen.
Feld Beschreibung
Anwender Geben Sie hier den Anwender an, unter dem der Workflow ausgeführt wird. Dieser ist zwingend erforderlich. Falls im Workflow anwenderrelevante Daten verwendet werden (E-Mailadresse o.Ä.), werden die Daten dieses Anwenders verwendet.
Ordner Geben Sie einen Ordner oder eine Freigabe an, in der die Dateien abgelegt werden, die einem Workflow zugeführt werden sollen. Der ImageService benötigt Zugriff auf diesen Ordner.
Dateitrigger Geben Sie einen Filter an, wenn sie nur bestimmte Dateitypen für die Verarbeitung zulassen möchten (z.B. *.tif).
Dokumentenworkflow auswählen Wählen Sie aus der Klappliste den Workflow aus, dem die Dateien zugeführt werden sollen, siehe auch Workflows.

Wenn Sie das Hochladen von Dateien, die als Scanaufträge verwendet werden sollen, im WebClient aktivieren möchten, erstellen Sie einen Dokumenteneingang WebClient Upload.

Kicken Sie auf Eingang anlegen und anschließend auf WebClient Upload. Wählen Sie anschließend den Dokumentenworkflow aus, dem die hochgeladenen Dateien zugeführt werden sollen. Der Upload erfolgt im WebClient im Bereich Meine Scanaufträge.