Anwender anlegen

Anwender können manuell angelegt oder importiert werden. Neben Importierten Anwendern können auch manuell angelegte Anwender existieren.

Welche Daten zu einem Anwender gespeichert und wie sie verwendet werden, erfahren Sie unter Speicherung anwenderbezogener Daten.

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Wenn die Anwender in einem Verzeichnisdienst vorliegen, sollten sie importiert werden, siehe Import LDAP.

Um einen Anwender manuell anzulegen gehen Sie wie folgt vor.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Anwender > Anwenderliste.

Um einen Anwender anzulegen können klicken Sie auf die Schaltfläche Anwender anlegen. Sie gelangen automatisch zur Detailansicht des Anwenders.

Sie gelangen in den Detaildialog wenn Sie einen Anwender manuell anlegen oder wenn Sie in der Listenansicht der Anwender auf das Bearbeiten Symbol klicken.

Einige der Anwenderdaten sind als Variablen verfügbar, siehe Variablen.

Feld Beschreibung
Name Hier tragen Sie den Namen des Anwenders ein, der Name ist beliebig und sollte sprechend sein (z.B. Vor- und Zuname).
E-Mail Hier tragen Sie die E-Mail Adresse des Anwenders ein. Diese Adresse wird z.B. dazu verwendet Systemmeldungen zu verschicken oder auch Funktionen wie Scan zur eigenen E-Mailadresse zu ermöglichen. Sie muss nicht zwingend angegeben werden, ist aber dringend empfohlen (ist sie nicht angegeben, werden Funktionen, die die E-Mailadresse des Anwenders benötigen, automatisch ausgeblendet).
Persönlicher Ordner Hier geben Sie das Verzeichnis an, in welches die Scandateien oder Dateien aus einer Dokumentenverarbeitung eines Anwenders abgelegt werden sollen (ist es nicht angegeben, werden Funktionen, die den persönlichen Ordner des Anwenders benötigen, automatisch ausgeblendet). Achten Sie beim persönlichen Ordner darauf, dass der für die Bildverarbeitung zuständige Dienst (ImageService) Zugriff auf diesen Pfad haben muss. Soll ein Netzwerkpfad verwendet werden, muss der IQ4docs ImageService unter einem Anmeldekonto laufen, dass auf dieses Verzeichnis zugreifen darf, siehe auch Systembenutzer ändern.
Personenkennung Die Personenkennung wird bei importierten Anwendern automatisch beim Importlauf eingetragen - damit kann der Import bei einem erneuten Importlauf den Datensatz eindeutig identifizieren. Bei einer manuellen Anlage eines Anwenders bleibt dieses Feld leer.
Abteilung Hier können Sie die Abteilung auswählen, welcher ein Anwender zugeordnet sein soll. Wählen Sie die Abteilung aus de Klappliste aus, die alle verfügbaren Abteilungen enthält.
Schlüsselwörter Anwender können Schlüsselwörter haben, über die sie in der Listenansicht gefunden werden können oder über die Kostenstellenverwendung geregelt wird (siehe Kostenstellendetails) oder auch Zugriff auf Workflows festgelegt werden kann (siehe Anwender mit Schlüsselwörtern ausschließen). Über den Import werden einige Schlüsselwörter automatisch gesetzt (z.B. Gruppenzugehörigkeiten oder Kostenstellenschlüsselwörter). Diese können jederzeit manuell mit weiteren Schlüsselwörtern ergänzt werden. Geben Sie dazu einen beliebigen Begriff ein und drücken Sie Enter (Schlüsselwort wird farbig hinterlegt).
Administrative Kennung Die Administrative Kennung legt fest, ob ein Administrator diesen Datensatz sehen kann oder nicht. Administratoren können auf die Ansicht bestimmter Administrativer Kennungen beschränkt werden. Stimmt der in diesem Feld stehenden Begriff mit einer Administrativen Kennung des Administrators überein, kann der Administrator den Datensatz sehen, sonst nicht, siehe auch Rollenmanagement.
Sprache Einstellung der Sprache. Der Anwender kann diese Einstellung im WebClient oder am Gerät verändern (Länderkürzel: de=Deutsch, en=Englisch, es=Spanisch, fr=Französisch, it=Italienisch, ja=Japanisch, zh=chinesisch).
Feld Beschreibung
Passwort Hier können Sie ein Passwort für einen Anwender festlegen. Das Passwort ermöglicht die Anmeldung am WebClient bzw. Embedded Client und kann auch zur Anmeldung am webadmin bei Verwendung von Rollen verwendet werden. Das Passwort wird nicht angezeigt. Ist noch kein Passwort vergeben worden, steht im Feld Kein Passwort gesetzt, wurde bereits eines vergeben steht im Feld Passwort wird nicht angezeigt.
Pincode Hier können Sie einen Pincode für einen Anwender festlegen. Der Pincode muss eindeutig sein. Er kann für das Login am Embedded Client und auch im WebClient verwendet werden.
Pincodes können vielfältig zugewiesen werden, beachten Sie die weiteren Informationen unter Verwenden von Pincodes.
Zugriffskarten Im Bereich Zugriffskarten werden alle dem Anwender zugeordneten Zugriffskarten angezeigt. Ein Anwender kann mehrere Zugriffskarten haben, aber nicht zwei Anwender dieselbe Karte. Die maximale Anzahl von Zugriffskarten kann begrenzt werden, siehe Anzahl registrierbarer Karten pro Anwender einstellen.
Im Ausklappbereich können Sie einen Eintrag hinzufügen, aktivieren/deaktivieren oder löschen. Sie können auch ein Datum festlegen an dem die Gültigkeit abläuft (Verwendung dann nicht mehr möglich).
Logins In diesem Bereich werden alle dem Anwender zugeordneten Logins angezeigt. Logins sind die Benutzernamen, anhand derer eine Anwender im System identifiziert werden kann. Über das Login wird beispielsweise ein Druckauftrag einem Anwender zugeordnet. Ein Anwender kann sich aber auch mit seinem Login an einem Gerät anmelden. Das Login ist damit z.B. der Anmeldename des Windows-Benutzers mit dem sich der Anwender an seinem Rechner anmeldet. Wenn ein Anwender mehrere Logins benötigt, können ihm mehrere zugeordnet werden. Ein Login kann aber nicht mehreren Anwendern zugeordnet werden (die Zuordnung eines Druckes ist sonst nicht möglich).
Im Ausklappbereich können Sie einen Eintrag hinzufügen, aktivieren/deaktivieren oder löschen. Sie können auch ein Datum festlegen an dem die Gültigkeit abläuft (Verwendung dann nicht mehr möglich).

Die nachstehenden Einstellungen können (außer Angabe der E-Mailadressen für E-Maildruck) im WebClient selber vorgenommen werden (insofern dies nicht durch Anwenderrechte beschränkt wurde), siehe Geräteübersicht.

Feld Beschreibung
Standard-Druckmethode Hier wählen Sie die Standard Druckmethode eines Anwenders aus. Wird Direktdrucken gewählt, wird der Druck sofort auf dem Gerät ausgegeben, das als Standard-Direktdrucker ausgewählt ist (ist kein Standard-Direktdrucker angegeben wird der Druckauftrag als print@me Druckauftrag gespeichert). Unabhängig von dieser Einstellung kann die Einstellung auch in einer Trennseite eingegeben werden, siehe Trennseite.
Delegationsdruck aktivieren Mit dieser Option kann der Delegationsdruck aktiviert werden. Ist die Option aktiviert, wird der Druckauftrag automatisch an einen anderen Anwender weitergeleitet. Dieser Anwender muss im Feld Anwender eingestellt sein. Suchen Sie den Anwender durch Eintippen eines Suchbegriffes. Der Anwender kann diese Einstellungen auch im WebClient verwalten, siehe Delegationsdruck einstellen.
E-Mail-Adressen für E-Mail-Druck und Dokumentenverarbeitung Beim E-Mail-Druck wird die Zuordnung eines Druckauftrags zu einem Anwender über die Absender-E-Mailadresse der empfangenen E-Mail vorgenommen. Diese Adresse kann die allgemeine E-Mailadresse des Anwenders sein oder eine der für den Anwender registrierte E-Mailadresse. Anwender können diese E-Mailadressen auch im WebClient selber pflegen, siehe Adressen für E-Mail-Print und Dokumentenverarbeitung.
Direktdrucker In diesem Bereich sehen Sie alle Geräte, welche einem Anwender als Direktdrucker zugeordnet sind.
Im Ausklappbereich können Sie ein Gerät hinzufügen (dieses kann mit dem Suchfeld vor der Schaltfläche gesucht werden), entfernen (Gerät wird dadurch nicht gelöscht) und als Standard setzen. Es ist auch möglich, dass dem Anwender gerade kein Standarddrucker zugewiesen ist (klicken Sie dazu noch einmal auf den als Standard gewählten Drucker). Der Direktdruck ist dann nicht möglich. Ein Direktdruck kann nur ausgegeben werden wenn das Gerät die Anforderungen des Druckauftrages erfüllen kann.

Ein Anwender kann deaktiviert werden oder seine Gültigkeit begrenzt werden (nach Ablauf der Gültigkeit wird der Anwender automatisch gelöscht).

Feld Beschreibung
Anwender aktiv Durch Benutzen dieser Option kann ein Anwender aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ein deaktivierter Anwender kann sich nicht an einem Gerät anmelden oder drucken.
Art der Gültigkeitsbegrenzung Legen Sie fest, ob die Gültigkeit des Anwender begrenzt werden soll:
  • Keine Begrenzung
  • Festes Datum
  • Gültigkeit in Tagen ab letzter Anmeldung begrenzen
  • Gültigkeit in Monaten ab letzter Anmeldung begrenzen

Nach Ablauf einer Gültigkeitsbegrenzung kann der Anwender sich sofort nicht mehr am System anmelden. Der Anwender wird bei einem späteren Prüflauf automatisch gelöscht (dieser wird u.A. bei einem Dienststart ausgeführt).
Gültigkeitsdauer ab letzter Anmeldung Dieses Feld erscheint, wenn bei Art der Gültigkeitsbegrenzung eine Gültigkeit in Tagen oder Monaten ausgewählt wurde. Geben Sie hier je nach Art der Gültigkeitsbegrenzung die Anzahl Tage oder Monate an, die nach der letzten Anmeldung des Anwenders vergehen dürfen bevor der Anwender sich nicht mehr anmelden kann und anschließend gelöscht wird (Feld Gültig bis wird bei der Anmeldung des Anwenders am System automatisch gesetzt).
Gültig bis Dieses Feld erscheint, wenn bei Art der Gültigkeitsbegrenzung Festes Datum ausgewählt wurde. Nach dem in diesem Feld festgelegten Zeitpunkt läuft die Gültigkeit des Anwenders ab (er kann sich nicht mehr anmelden). Der Zeitpunkt kann bei der Gültigkeitsbegrenzung Festes Datum manuell gesetzt oder automatisch vom System berechnet werden (und ggf. anschließend manuell geändert werden).
Feld Beschreibung
Farbig drucken Der Anwender hat die Möglichkeit farbig zu drucken (wenn der Gerätehersteller Drucken und Kopieren beim Farbrecht nicht unterscheidet, kann es nicht separat berechtigt werden).
Farbig kopieren Der Anwender hat die Möglichkeit farbig zu kopieren.
Direktdruckerfavoriten selbst bearbeiten Der Anwender kann seine Direktdruckerfavoriten im WebClient selber wählen, siehe Favoriten- und Direktdrucker wählen.
Systemeinstellungen am Gerät vornehmen Meldet sich ein Anwender über den Embedded Client am Gerät an und dieses Recht ist vorhanden, so hat er am Gerät administrative Rechte (z.B. Systemeinstellungen am Gerät vornehmen). Das Recht wird je Hersteller/Gerät unterschiedlich interpretiert.
Eigenes Adressbuch verwenden Der Anwender hat die Möglichkeit ein eigenes Adressbuch über den WebClient zu pflegen und die Einträge am Gerät zu verwenden, siehe Mein Adressbuch. Ohne dieses Recht ist der Bereich Mein Adressbuch im WebClient nicht sichtbar.
Eigene Workflows erstellen Der Anwender darf sich am Gerät aus einem bestehenden Workflow einen neuen Workflow ableiten und speichern. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche nicht sichtbar.
Workflow als Favorit setzen Der Anwender darf sich am Gerät einen Workflow als Favorit markieren. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche nicht sichtbar.
Gerätefunktion benutzen Der Anwender darf über das Kopiermenü > Gerätefunktion den Embedded Client verlassen und die Gerätefunktionen (Menü des Gerätes) verwenden. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche ausgegraut.
Letzte Workflows anzeigen Der Anwender darf zuletzt ausgeführte Workflows am Gerät noch einmal aus dem Bereich Zuletzt verwendet aufrufen. Ohne das Recht ist dieser Bereich leer.
Änderungen am Gerät speichern Der Anwender darf Änderungen an den Einstellungen (z.B. Sprache) dauerhaft speichern. Ohne dieses Recht kann z.B. die Sprache temporär umgestellt werden, nach dem Ausloggen wird aber automatisch auf die Standardsprache zurückgestellt.
WebClient-Bereich "Scanaufträge" sehen Der Anwender kann den Bereich Scanaufträge im WebClient ansehen (siehe Meine Scanaufträge). Hier werden Scans mit dem Scanziel Mein Web angezeigt (siehe auch Modul Scanziel Mein Web).
WebClient-Bereich "Meine Aufgaben" sehen Der Anwender kann den Bereich Meine Aufgaben im WebClient ansehen (siehe Meine Aufgaben). Hier werden die Dokumente einer Dokumentenüberprüfung angezeigt (siehe auch Dokumentenüberprüfung).
WebClient-Bereich "Geräteübersicht" sehen Der Anwender kann den Bereich Geräteübersicht im WebClient sehen (siehe Geräteübersicht). Auf dieser Seite können u.A. Direktdrucker eingestellt und die Druckmethode eingestellt werden (einige Funktionen sind einzeln zu berechtigen).
WebClient-Bereich "Anwender" sehen Der Anwender kann den Bereich Anwender im WebClient sehen (siehe Anwender). Auf dieser Seite können noch weitere Bereiche einzeln berechtigt werden (Microsoft Account Daten (OneDrive) verwalten, Einen neuen Pincode anfordern, Sein Passwort ändern, Seine E-MailPrint Adressen verwalten).
WebClient-Bereich "Kontoauszug" sehen Der Anwender kann den Bereich Kontoauszug im WebClient sehen (siehe Kontoauszug).
WebClient-Bereich "Prozessfreigabe" sehen Der Anwender kann den Bereich Prozessfreigabe im WebClient sehen (siehe Prozessfreigabe).
Microsoft Account Daten (OneDrive) verwalten Der Anwender darf den Bereich Microsoft Account Verknüpfung (Office365/OneDrive etc) im Bereich Anwender sehen und seine Kontodaten verwalten (siehe Anwender).
Einen neuen Pincode generieren Der Anwender darf den Bereich Einen neuen Pincode generieren im Bereich Anwender sehen und einen neuen, automatisch vom System generierten Pincode anfordern (siehe Anwender).
Sein Passwort ändern Der Anwender darf den Bereich Neues Passwort festlegen im Bereich Anwender sehen und sein in IQ4docs gespeichertes Passwort ändern (siehe Anwender).
Seine E-MailPrint Adressen verwalten Der Anwender darf den Bereich Adresse für E-Mail-Print im Bereich Anwender sehen und weitere für E-Mailprint relevante E-Mailadresse hinterlegen (siehe Anwender und E-MailPrint).
Geräteübersicht "Standarddruckmethode" sehen Der Anwender darf im WebClient im Bereich Geräteübersicht die Standarddruckmethode sehen und einstellen, siehe auch Direktdruck / print@me einstellen.
Geräteübersicht "Delegationsdruck" sehen Der Anwender darf im WebClient im Bereich Geräteübersicht den Delegationsdruck sehen und einstellen, siehe auch Delegationsdruck einstellen.
Feld Beschreibung
Rollen Wählen Sie hier die Rolle aus, die der Anwender bekommen soll. Mit einer Rolle wird der Anwender automatisch zu einem IQ4docs Administrator und kann sich am webadmin anmelden, siehe auch Rollenmanagement.
Feld Beschreibung
Der Import darf diesen Datensatz ändern Durch diese Funktion kann ein importierter Datensatz vom Import entkoppelt werden. Das bedeutet, dass der Import den Datensatz nicht mehr ändert, auch wenn die Daten des Anwenders in der Importquelle geändert wurden.
Feld Beschreibung
Dokumenten-Prüfung Anwenderrecht die Dokumentenüberprüfung nutzen zu dürfen, siehe Dokumentenüberprüfung.

Wenn Sie ein Gerät hinzufügen möchten auf dem der Embedded Client installiert ist oder installiert werden soll, muss die entsprechende Gerätelizenz vorhanden sein.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Geräte > Geräteliste. Die Liste aller dem System bereits manuell oder über die Gerätesuche hinzugefügten Geräte erscheint (siehe auch Geräteliste).

Beachten Sie, dass Anwender unvollständig angelegt werden können (z.B. ohne Login) und diese dann nicht für alle IQ4docs Funktionen einsatzfähig sind.