Import aus Datei

Mit dem Import aus Datei Import können Sie Anwenderdaten aus einer textbasierten Datei (z.B. CSV) importieren. Die Anwender müssen dazu seit Version 4.11 nicht mehr vorher existieren. Legen Sie einen Dateiimport wie folgt an:

Wählen sie eine Datei aus, aus der die Spaltenüberschriften entnommen werden sollen (erste Zeile der Datei - diese Zeile wird nicht importiert). Dies sollte die Datei sein, die Sie unter Datei-Einstellungen als Importdatei festlegen. Sobald die Datei gelesen wurde, sind die Klapplisten aller Felder mit den Spaltenüberschriften (Feldnamen) aus der Datei gefüllt.

Feld Beschreibung
Name Geben Sie hier den Anzeigenamen ein, mit dem die Importquelle in der Importquellenliste angezeigt werden soll.
Ausführungsintervall Geben Sie hier das Intervall der Ausführung an. Bei der Einstellung niemals muss die Ausführung immer manuell gestartet werden.
Nächste Ausführung Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Ausführungsintervall nicht auf niemals steht. Das Feld zeigt den nächsten Ausführungszeitpunkt an. Sie können Datum und Zeit für die nächste Ausführung angeben. Nach der nächsten Ausführung wird der Zeitpunkt automatisch um ein Ausführungsintervall weitergesetzt. Die Ausführung wird technisch bedingt etwas später als der angegebene Minutenwert begonnen.

Anwender erzeugen/löschen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden vom Dateiimport nicht vorhandene Anwender erzeugt und nicht in der Importdatei vorhandene Anwender gelöscht. Ist sie nicht aktiviert, werden nur bestehende Anwender aktualisiert.

Legen Sie Einstellungen zum Aufbau der Importdatei fest.

Feld Beschreibung
Dateiname mit Pfad Geben Sie den vollständigen Pfad der Importdatei an. Beachten Sie, dass der Import durch den UserService durchgeführt wird und dieser auf die Datei zugreifen können muss (Anwender, der den Anwendungspool des UserService ausführt), siehe auch Systembenutzer ändern.
Trennzeichen Legen Sie fest, wie die Datenfelder in der Datei getrennt sind: Mit Semikolon, Komma, TAB oder vertikale Linie. Am Ende der Zeile wird kein Trennzeichen benötigt.
Listentrennzeichen Der Inhalt eines Feldes kann eine Liste sein (Schlüsselwörter, Kartennummern...). Legen Sie fest, welches Listentrennzeichnen Sie dafür verwenden möchten (Semikolon, Komma, TAB oder vertikale Linie). Es muss sich zwingend vom Trennzeichen unterscheiden.
Identifikationsmerkmal Legen Sie fest, welches das Merkmal sein soll, das einen Datensatz eindeutig kennzeichnet (Login oder E-Mailadresse).
Spalte Identifikationsmerkmal Wählen Sie die Spalte aus, in der sich das Identifikationsmerkmal befindet.
Feld Beschreibung
Name Spalte für den Anzeigenamen des Anwenders. Wird der Schalter Zusammensetzen aktiviert, können Spaltennamen und feste Texte beliebig kombiniert werden, z.B. %vorname% %Nachname%.

Es können nur %Spaltennamen% aber keine %Variablen% verwendet werden.
E-Mail Spalte für die E-Mailadresse des Anwenders. Ist der Eintrag in der Importdatei leer, wird die E-Mailadresse in IQ4docs entfernt.
Abteilung Spalte um für den Benutzer eine Abteilung zu importieren. Sollte die Abteilung noch nicht vorhanden sein, wird diese erstellt.
Persönlicher Ordner Spalte für den persönlichen Ordner des Anwenders (der Wert im angegebenen Verzeichnis wird als persönlicher Ordner verwendet).
Pincode Wenn die Option Pincode generieren aktiviert ist, wird für alle Anwender, die noch keinen Pincode haben, automatisch ein neuer Pincode generiert. Für die Generierung des Pincodes werden zufällig alle erlaubten Zeichen verwendet, siehe Komplexität von Pincodes festlegen). Hat ein Anwender bereits einen Pincode, wird nicht automatisch ein neuer erzeugt.
Alternativ kann der Pincode aus einer Spalte importiert werden. Mit diesem Wert wird ein ggf. vorhandener Pincode überschrieben. Ist der Eintrag in der Importdatei leer, wird der Pincode des Anwenders geleert.
Schlüsselwortzuordnungen Spalte für die Schlüsselworte des Anwenders. Sollen mehrere Schlüsselworte importiert werden, muss der Eintrag als Liste ausgestaltet sein (getrennt durch das unter Listenkennzeichen angegebene Zeichen), z.B. wort1,wort2,wort3.
Administrative Kennung Spalte für eine Administrative Kennung des Anwenders (siehe auch Administrative Kennungen).

Geben Sie hier die Felder an, deren Inhalt in benutzerdefinierte Felder importiert werden soll. Benutzerdefinierte Felder werden beim Import genauso wie andere Felder verwendet, siehe auch Benutzerdefinierte Felder für Anwender erstellen.

Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn bereits benutzerdefinierte Felder für Anwender definiert wurden.

Feld Beschreibung
Kartennummer Spalte für die Kartennummer. Sollte die Spalte keinen Wert enthalten, heißt das, dass für diesen Anwender keine Karte importiert werden soll, oder dass die bereits für diesen Anwender importierte Karte gelöscht werden soll (manuell angelegte Karten bleiben erhalten). Die maximale Anzahl von Zugriffskarten kann begrenzt werden, siehe Anzahl registrierbarer Karten pro Anwender einstellen (ggf. werden also durch den Import einer Karte bestehende Karten des Anwenders automatisch gelöscht).
Gültig bis In dieser Spalte können Sie einen Datumswert angeben anzugeben, dessen Wert angibt bis wann eine Karte gültig sein soll (Datumsformat des Servers beachten, z.B. TT.MM.JJJJ HH:MM:SS). Besitzt die Spalte keinen Wert, läuft die Karte nie ab.
Feld Beschreibung
Anmeldename Attribut für den Loginnamen. Standardwert ist für Active Directory sAMAccountName. Ist der Eintrag im Verzeichnisdienst leer, wird beim Update der bestehende Wert in IQ4docs beibehalten.
Gültig bis Hier hat man die Möglichkeit ein Attribut anzugeben, dessen Wert angibt bis wann der Login gültig sein soll. Beim Microsoft Active Directory haben Sie z.B. die Möglichkeit auf das Attribut accountExpires zu verweisen. Sie haben aber auch die Möglichkeit ein Attribut auszuwählen, in dem ein Datum manuell eingetragen wurde. Das Format des Datums muss jedoch der Ländereinstellung des Servers entsprechen, auf dem der Utility Dienst installiert ist. Besitzt das Attribut keinen Wert, so läuft das Login nie ab. Ist der Eintrag im Verzeichnisdienst leer, wird er auch in IQ4docs geleert.
Feld Beschreibung
Anzeigename Anzeigename der Kostenstelle - diesen Namen sieht der Anwender.
Kostenstelle Feld um für den Benutzer eine Kostenstelle zu importieren. Sollte die Kostenstelle noch nicht vorhanden sein, wird diese erstellt.
Schlüsselwort Beim Import können automatisch Schlüsselwörter für den Anwender erzeugt werden. Der Wert im angegebenen Feld wird als ein Schlüsselwort verwendet (dieses steht Liste der Schlüsselwörter des Anwenders immer an erster Stelle). Zusätzlich können noch Gruppennamen, in denen sich der Anwender befindet, als Schlüsselwort verwendet werden.

Die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Anwenderrechte können immer gewährt werden (also für jeden importierten Anwender gesetzt werden), abhängig vom Eintrag in der Importdatei importiert werden oder auch manuell verwalten werden.

  • Immer gewähren: Schalten Sie Immer gewähren an (Importspalte wird ignoriert und ausgegraut).
  • Abhängig von der Importdatei importieren: Schalten Sie Immer gewähren aus. Wählen Sie dann ein Feld aus, das einen Wert für das betreffende Recht enthält (true oder false).
  • Manuell verwalten: Möchten Sie das Recht gar nicht importieren (sondern die Rechtevergabe manuell im Anwenderdatensatz von IQ4docs vornehmen), schalten Sie Immer gewähren aus und wählen Sie keine Spalte aus.
Feld Beschreibung
Farbig drucken Der Anwender hat die Möglichkeit farbig zu drucken (wenn der Gerätehersteller Drucken und Kopieren beim Farbrecht nicht unterscheidet, kann es nicht separat berechtigt werden).
Farbig kopieren Der Anwender hat die Möglichkeit farbig zu kopieren.
Direktdruckerfavoriten selbst bearbeiten Der Anwender kann seine Direktdruckerfavoriten im WebClient selber wählen, siehe Favoriten- und Direktdrucker wählen.
Systemeinstellungen am Gerät vornehmen Meldet sich ein Anwender über den Embedded Client am Gerät an und dieses Recht ist vorhanden, so hat er am Gerät administrative Rechte (z.B. Systemeinstellungen am Gerät vornehmen). Das Recht wird je Hersteller/Gerät unterschiedlich interpretiert.
Eigenes Adressbuch verwenden Der Anwender hat die Möglichkeit ein eigenes Adressbuch über den WebClient zu pflegen und die Einträge am Gerät zu verwenden, siehe Mein Adressbuch. Ohne dieses Recht ist der Bereich Mein Adressbuch im WebClient nicht sichtbar.
Eigene Workflows erstellen Der Anwender darf sich am Gerät aus einem bestehenden Workflow einen neuen Workflow ableiten und speichern. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche nicht sichtbar.
Workflow als Favorit setzen Der Anwender darf sich am Gerät einen Workflow als Favorit markieren. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche nicht sichtbar.
Gerätefunktion benutzen Der Anwender darf über das Kopiermenü > Gerätefunktion den Embedded Client verlassen und die Gerätefunktionen (Menü des Gerätes) verwenden. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche ausgegraut.
Letzte Workflows anzeigen Der Anwender darf zuletzt ausgeführte Workflows am Gerät noch einmal aus dem Bereich Zuletzt verwendet aufrufen. Ohne das Recht ist dieser Bereich leer.
Änderungen am Gerät speichern Der Anwender darf Änderungen an den Einstellungen (z.B. Sprache) dauerhaft speichern. Ohne dieses Recht kann z.B. die Sprache temporär umgestellt werden, nach dem Ausloggen wird aber automatisch auf die Standardsprache zurückgestellt.
WebClient-Bereich "Scanaufträge" sehen Der Anwender kann den Bereich Scanaufträge im WebClient ansehen (siehe Meine Scanaufträge). Hier werden Scans mit dem Scanziel Mein Web angezeigt (siehe auch Modul Scanziel Mein Web).
WebClient-Bereich "Meine Aufgaben" sehen Der Anwender kann den Bereich Meine Aufgaben im WebClient ansehen (siehe Meine Aufgaben). Hier werden die Dokumente einer Dokumentenüberprüfung angezeigt (siehe auch Dokumentenüberprüfung).
WebClient-Bereich "Geräteübersicht" sehen Der Anwender kann den Bereich Geräteübersicht im WebClient sehen (siehe Geräteübersicht). Auf dieser Seite können u.A. Direktdrucker eingestellt und die Druckmethode eingestellt werden (einige Funktionen sind einzeln zu berechtigen).
WebClient-Bereich "Anwender" sehen Der Anwender kann den Bereich Anwender im WebClient sehen (siehe Anwender). Auf dieser Seite können noch weitere Bereiche einzeln berechtigt werden (Microsoft Account Daten (OneDrive) verwalten, Einen neuen Pincode anfordern, Sein Passwort ändern, Seine E-MailPrint Adressen verwalten).
WebClient-Bereich "Kontoauszug" sehen Der Anwender kann den Bereich Kontoauszug im WebClient sehen (siehe Kontoauszug).
WebClient-Bereich "Prozessfreigabe" sehen Der Anwender kann den Bereich Prozessfreigabe im WebClient sehen (siehe Prozessfreigabe).
Microsoft Account Daten (OneDrive) verwalten Der Anwender darf den Bereich Microsoft Account Verknüpfung (Office365/OneDrive etc) im Bereich Anwender sehen und seine Kontodaten verwalten (siehe Anwender).
Einen neuen Pincode generieren Der Anwender darf den Bereich Einen neuen Pincode generieren im Bereich Anwender sehen und einen neuen, automatisch vom System generierten Pincode anfordern (siehe Anwender).
Sein Passwort ändern Der Anwender darf den Bereich Neues Passwort festlegen im Bereich Anwender sehen und sein in IQ4docs gespeichertes Passwort ändern (siehe Anwender).
Seine E-MailPrint Adressen verwalten Der Anwender darf den Bereich Adresse für E-Mail-Print im Bereich Anwender sehen und weitere für E-Mailprint relevante E-Mailadresse hinterlegen (siehe Anwender und E-MailPrint).
Geräteübersicht "Standarddruckmethode" sehen Der Anwender darf im WebClient im Bereich Geräteübersicht die Standarddruckmethode sehen und einstellen, siehe auch Direktdruck / print@me einstellen.
Geräteübersicht "Delegationsdruck" sehen Der Anwender darf im WebClient im Bereich Geräteübersicht den Delegationsdruck sehen und einstellen, siehe auch Delegationsdruck einstellen.

Der Import kann - unabhängig von der automatischen Ausführung per Intervall - manuell ausgeführt werden. Klicken Sie dazu in der Listenansicht beim gewünschten Import auf Ausführen.

Es ist sinnvoll, bestimmte Daten (z.B. Name) nur aus einer Datenquelle zu importieren, da sich die verschiedenen Importe sonst Daten gegenseitig überschreiben.